Mengirim Lamaran via Email? Ini Tips yang Benar agar dibuka HRD

Daftar Isi

Bagaimana mengirim lamaran melalui email yang Benar?

Sobat gotokerja.com, adakah diantara kalian yang masih bingung bagaimana cara mengirim lamaran melalui email dengan benar? Kadang masih banyak lamaran yang dikirim kepada HRD menggunakan email secara asal-asalan, akhirnya HRD malas untuk melirik CV kamu sehingga percuma kan melamarnya, rugi waktu, tenaga dan pikiran. Nah kali ini gotokerja.com akan membagikan tips bagaiamana mengirim lamaran menggunakan email yang benar. Adapaun tips-tipsnya adalah :

1. Pastikan Subject Email Kamu Isi

Biasanya, di iklan lowongan kerja, perusahaan akan mencantumkan subject untuk kamu gunakan saat mengirim email. Misalnya, (nama)_(posisi yang dilamar). Tapi, nggak sedikit yang nggak memperhatikan itu dan berujung mengirim email tanpa subject.

Dari satu lowongan pekerjaan yang diunggah, ada ratusan atau ribuan orang yang melamar. Kebayang nggak, berapa banyak email yang harus dibuka oleh recruiter atau HRD.

Biar nggak ribet, biasanya HR akan mem-filter email masuk berdasarkan subject. Nah, kalau kamu mengirim email tanpa subject atau subjectnya nggak sesuai, nanti nggak muncul. Jadi emailmu nggak dilihat atau dihapus sama HRD karena dianggap spam.

Kalau lowongan pekerjaan nggak mencantumkan subject apa yang harus ditulis, kamu bisa tulis dengan lamaran pekerjaan: (posisi yang dilamar)_(nama).

2. Isi body email

Nah, cara melamar kerja lewat email selanjutnya adalah untuk menulis body email dengan baik.

Selain subject, bagian dari email yang terpenting juga terdapat pada body email. Hal ini merupakan salah satu yang tentunya wajib bagi kamu yang hendak melampirkan berkas lamaran kerjamu. Kamu dapat menuliskannya seperti dalam penulisan surat edaran resmi yang mana juga mencantumkan bagian salam, pembuka, isi, dan penutup.

Kamu dapat menuliskannya dari perkenalan diri, maksud, dan penjelasan mengenai lampiran yang sudah kamu siapkan. Terdapat beberapa tata cara mengenai poin-poin penting yang harus kamu tuliskan pada body email.

Berikut adalah contoh penulisan body email :

1. Contoh 1

Dengan hormat,

Perkenalkan saya,

Nama : Joko Purwanto

Umur : 26 tahun

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Pendidikan Terakhir : S1 Ekonomi

No. Telepon : 081335775788

Dengan surat lamaran ini saya mengajukan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai posisi Digital Marketing. Saya memiliki pengalaman bekerja sebagai Digital Marketing selama 5 tahun di 2 perusahaan. Keahlian saya adalah dapat mengelola campaign iklan di Google Ads, Facebook/IG ads dan Tik Tok Ads. Selain itu saya juga memiliki beberapa sertifikasi resmi terkait digital marketing.

Sebagai bahan pertimbangan saya telah melampirkan beberapa berkas penting sebagai berikut:

Daftar Riwayat Hidup

Scan Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Scan Ijazah Terakhir

Scan Surat Keterangan Dokter

Pas Photo format .jpeg (1 file)

Sertifikat

Demikian surat lamaran kerja yang saya buat, dengan lamaran ini kami berharap agar dapat diterima di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Terima kasih.

Hormat saya,

Joko Purwanto

2. Contoh 2

Kepada Bapak/Ibu Manager Optima.com

Perkenalkan saya Aulia Saraswati. Saya menuliskan email ini bermaksud untuk menyampaikan bahwa saya berkenan untuk bekerja sebagai Content Writer seperti yang dibutuhkan oleh perusahaan Gramedia.com pada postingannya di Instagram 6 Juli 2021.

Adapun kualifikasi yang saya punyai seluruhnya memenuhi setiap aspek persyaratan. Saya memiliki basic menulis yang mumpuni yang mana saya juga memiliki kegemaran membaca, saya juga suka mempelajari dan mudah beradaptasi dengan hal-hal baru. Saya juga pernah aktif menulis artikel di media Kompas.com dengan total enam artikel yang telah diterbitkan.

Dengan demikian, saya percaya bahwa kemampuan dan pengetahuan saya pada pengalaman menulis saya akan memberikan dampak yang baik untuk perusahaan anda.

Adapun persyaratan yang sudah saya penuhi sebagaimana persyaratan yang perusahaan minta pada postingan Instagramnya 6 Juli 2021. Berikut saya telah melampirkan Curriculum Vitae dan Cover Letter.

Besar harapan saya untuk dapat bergabung dan diterima di Gramedia.com.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya

Aulia Saraswati

Nggak harus panjang, kok. Beberapa hal yang bisa kamu tuliskan seperti, perkenalan diri, posisi yang kamu lamar, kualifikasi apa yang kamu punya untuk posisi itu, atau cerita singkat pengalaman kerja yang relevan, ucapan terima kasih, dan juga kontak yang bisa dihubungi. Perhatikan penulisan, ya, pastikan nggak ada yang typo. Kalau kamu menulisnya pakai bahasa Inggris perhatikan juga grammar-nya.

3. Lampirkan dokumen yang sesuai

Dokumen yang diminta setiap perusahaan biasanya beda-beda. Misalnya, iklan lowongan kerja yang kamu lihat mencantumkan kalimat “Kirimkan CV dan portofolio Anda ke alamat email perusahaan.”

Ini juga perlu diperhatikan. Pastikan kamu melampirkan dokumen sesuai dengan yang diminta. Kalau yang diminta CV aja, kirim CV aja. Kalau CV sama portofolio, berarti CV dan portofolio. Jangan mengirimkan berkas lainnya seperti KTP, Ijazah, atau Kartu Keluarga kalau itu nggak diminta. Hati-hati kalau mau mengirim dokumen pribadi, karena banyak lowongan kerja fiktif.

Selain itu, perhatikan juga penamaan file sebelum dikirim. Kalau nama CVnya masih ‘CV’ aja, kamu bisa ubah jadi CV_(nama)_2021, misalnya. Oh iya, pastikan kamu rajin update isi CV kamu biar menarik hati perekrut. Nama file portofolio juga jangan lupa diperhatikan. Kamu bisa menamai file tersebut dengan Portofolio_(nama)_2021, yang menandakan kalau ini adalah portofolio terbarumu.

4. Perhatikan ukuran lampiran

Jika file berkas lamaran yang kamu lampirkan memiliki kapasitas ukuran lebih dari 1 MB, kamu harus mengecilkannya sampai kurang dari 1 MB. Mengapa demikian? Penggunaan file berkas lamaran dengan kurang dari 1 MB akan memudahkan HRD atau rekruter untuk mengunduh file berkas lamaranmu dengan tentunya hal tersebut akan menghindari penyitaan waktu yang dimiliki oleh HRD atau seorang recruiter.

Selain itu, kelebihan lain dalam menggunakan file yang kurang dari 1 MB adalah kemudahan HRD dalam mengunduh file dan mengurangi pemborosan kuota. Tentunya dengan kapasitas file yang kurang dari 1 MB kamu juga akan lebih ringan dalam melampirkan file berkas lamaran kerjamu. Karena tentunya kamu tidak hanya mengirimkan satu dokumen saja.

5. Gunakan email profesional (Gunakan Namamu sebagai alamat Email)

Kamu sah-sah saja mempunyai alamat email dengan penamaan yang cenderung berlebihan atau terkesan tidak formal seperti alamat email yang sering kita jumpai pada anak-anak muda zaman dahulu seperti AulieYoe72@yahoo.com atau auliecute@yahoo.com, jika kamu hendak melamar pekerjaan dan perusahaan mewajibkanmu untuk mengirim lamaran melalui email, hindari penggunaan email dengan penamaan yang sukar untuk dibaca.

Penggunaan nama email yang rumit dan terkesan tidak formal akan menjadi pertimbangan tersendiri bagi seorang HRD atau recruiter. Tentunya dengan menggunakan penamaan alamat email yang disesuaikan dengan namamu, HRD atau seorang recruiter akan lebih mudah mengenalimu. Berikut contoh salah dan contoh benar penamaan alamat email untuk mengirim berkas lamaran kerjamu.

6. Jangan mengirim email ke banyak perusahaan sekaligus

Misalnya, kamu ingin melamar 5 pekerjaan dengan posisi yang sama. Terus kamu berpikir begini “Hm, biar nggak ribet dan cepat, 1 email ini gue blast ke 5 perusahaan langsung aja ah.”

Iya, sih, jadi cepat mengirim lamaran kerjanya. Tapi, kalau begitu, malah bikin kamu terlihat nggak profesional. Tindakan ini bisa memberi kesan kamu nggak serius dan malas.

Jadi, sebaiknya kamu mengirim satu email lamaran kerja untuk satu lowongan pekerjaan. Meskipun posisi yang kamu lamar sama, kamu harus mengirimnya satu per-satu. Ini menunjukkan kalau kamu beneran serius ingin bekerja di perusahaan tersebut.

7. Waktu mengirim email

Setelah 6 tips di atas kamu terapkan, satu lagi yang nggak kalah penting. Yaitu waktu untuk mengirim email.

Setelah memastikan bahwa isi email sudah sesuai, tetap ada satu etiket yang harus kamu perhatikan, yaitu waktu pengiriman. Usahakan untuk mengirim email di jam kerja, yaitu antara pukul 08.00-17.00.

Waktu paling optimal untuk mengirimkan email lamaran kerja adalah antara pukul 10.00-11.00 dan juga 14.00-15.00 di mana perusahaan masih operasional..

Hindari mengirim email di hari libur atau di luar jam kerja. Karena HRD juga manusia, waktu hari libur kemungkinan mereka nggak akan mengecek email. Lalu biasanya di hari senin akan banyak email yang masuk. Entah lamaran kerja atau email lainnya. Nah, ini bisa membuat lamaran kerjamu jadi tenggelam. Tertimbun email-email lain. Kemungkinan untuk terlihat dan dibaca HRD jadi semakin kecil.

Nah demikian tips untuk mengirim lamaran agar HRD membuka dan tertarik dengan lamaran kamu, smeoga sukses selalu ya.. aamiin

Source : Diolah dari berbagai sumber